Sprawne tworzenie poprawnej listy płac to jedno z najważniejszych zadań, związanych z zatrudnianiem pracowników. Jak powinna wyglądać prawidłowo wypełniona lista płac? Jakie narzędzia kadrowo-płacowe mogą uprościć generowanie dokumentów, związanych z zatrudnianiem pracowników?
Zatrudnianie pracowników: obowiązki pracodawcy
Przedsiębiorcy zgodnie przyznają, że zatrudnianie pracowników wiąże się nie tylko z dużymi kosztami, ale i czasochłonnymi obowiązkami. Odprowadzanie składek, opłata ubezpieczenia, szkolenia BHP, wdrażania w nowe obowiązki – to tylko wybrane z działań, związanych z przyjęciem nowego pracownika. Zatrudnianie pracowników wiąże się też z koniecznością prowadzenia rozbudowanej dokumentacji kadrowo-płacowej: tworzenie umów, ewidencja czasu pracy, listy obecności itp. Co miesiąc tworzona jest też lista płac pracowników.
Co powinna zawierać lista płac?
Lista płac pracowników to niezbędny element dokumentacji firmowej. Tworzenie listy nie jest obowiązkowe (nie jest też regulowane przepisami prawnymi), ale przyjmuje się, że każdy przedsiębiorca powinien ją posiadać. Nie istnieje jeden, konkretny schemat listy płac, ale każdy dokument powinien zawierać następujące informacje:
- dane pracodawcy i pracowników,
- data sporządzenia dokumentu,
- data wypłaty wynagrodzenia,
- okres, którego dotyczy wynagrodzenie,
- wysokość stawek i wszystkich dopłat do wynagrodzenia,
- nazwa lub numer listy płac,
- podpis osoby sporządzającej listę.
Lista płac jest tworzona na podstawie danych z umów pracy, systemów ewidencji czasu pracy i systemów kontroli dostępu. Poprawnie wypełniona lista jest podstawą do generowania deklaracji podatkowych i rozliczeń ZUS. Co istotne, na liście nie powinny znajdować się wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych.
Nowoczesne zarządzanie procesem płac
Obecnie, w większości przypadków firmowe listy płac są generowane automatycznie. Ręcznie spisywane ewidencje i listy obecności odchodzą powoli do przeszłości. Dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu, przedsiębiorcy mogą korzystać m.in. z wygodnych systemów kontroli dostępu i systemów ewidencji czasu pracy.
Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe mają też coraz więcej automatycznych funkcji, umożliwiających znaczną oszczędność czasu. Większość rozbudowanych programów pozwala m.in. na:
- automatyczne wyliczanie listy płac,
- tworzenie i szybkie przeglądanie bazy pracowników,
- tworzenie raportów i zestawień,
- generowanie własnych szablonów dokumentów, m.in. umów o pracę, list płac, list obecności itp.
- generowanie i wysyłanie deklaracji podatkowych,
- automatyczne księgowanie płac.
Najnowsze programy kadrowo-płacowe to rozbudowane systemy z szybką, intuicyjną obsługą dokumentów. Większość z nich może być łączona z podstawowym oprogramowaniem do księgowości. W zakup dobrego oprogramowania do kadr i płac powinna zainwestować każda firma (bez względu na wielkość) zatrudniająca pracowników na etat.