Przechowywanie dokumentów tajnych i poufnych

Wszystkie dokumenty, które powstają w przedsiębiorstwach i innych instytucjach muszą być w jakiś sposób przechowywanie. Czas przechowywania dokumentów zależy od ich rangi i ważności. Wszystkie muszą być składowane w odpowiednich warunkach, ale największą troskę należy wykazać w stosunku do dokumentów tajnych i poufnych.

O co chodzi z przechowywaniem dokumentów?

Akta powstające w każdej instytucji utrwalane są na różnego rodzaju nośnikach. Przechowywanie dokumentów jest obowiązkowe i musi być prowadzone zgodnie z przepisami obowiązującego w Polsce prawa. Osoby, które zajmujące się archiwizacją dokumentów, muszą posiadać wiedzę na temat podziału określonych dokumentów na kategorię, Przed każdym klasyfikowaniem dokumentów musimy zasięgnąć opinii pracownika archiwum państwowego właściwego dla miejsca, w którym prowadzimy firmę. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, a opatrzone nią druki są przekazywane do właściwego archiwum. Tego typy pliki obowiązuje zasada wieczystego przechowywania dokumentów. Symbolem „B” zaś oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej. Wśród wielu dokumentów pojawiają się również te, które otrzymują klauzulę tajne i poufne.

Które dokumenty są tajne i poufne?

Biorąc pod uwagę dostępność do dokumentów osób trzecich wyróżniamy dokumentacją jawną i niejawną. Dokumentacja jawna nie jest objęta klauzulą tajności, może być więc udostępniona osobom trzecim, w przeciwieństwie do dokumentacji niejawnej zawierającej informacje niejawne.

To, co uznawane jest za tajne określone jest zgodnie z rozporządzeniem Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999 r. (Dz. U. Nr 18, poz. 167 ze zm.) wraz z późniejszymi zmianami. Dokumentacja niejawna dzieli się na ściśle tajną, tajną, poufną i zastrzeżoną. Dokumentacja ściśle tajna i tajna stanowi tajemnicę państwową i podlega ochronie przez 50 lat od momentu jej wytworzenia. Dokumenty poufne zawierają informacje objęte tajemnicą służbową, mają do nich wgląd pracownicy rozpatrujący daną sprawę, a ich treść absolutnie nie może zostać ujawniona osobom nieupoważnionym. Dokumenty tajne zaś to takie, które zawierają informacje objęte tajemnicą państwową. Wgląd do nich mają do nich tylko konkretne osoby, a ich obieg i archiwizacja są określone w ustawach. Zasady przechowywania dokumentów poufnych również szczegółowo określa stosowna ustawa.

Przechowywanie dokumentów o wysokim stopniu tajności

Dokumentacja poufna i zastrzeżona stanowi tajemnicę służbową, musi być przechowywane i przesyłana w specjalny sposób. Dokumentacja poufna podlega ochronie przez 5 lat, a zastrzeżona przez 2 lata. Taką korespondencję można wysyłać tylko i wyłącznie w podwójnej kopercie z klauzulą „POUFNE”. Dokumentacja ściśle tajna, tajna i poufna musi być przechowywana w kancelarii tajnej.

Kancelaria tajna jest wyodrębnioną komórką organizacyjną, której właściwa ochrona i zabezpieczenie należą do obowiązków wyselekcjonowanej grupy pracowników ochrony. Kancelaria tajna jest odpowiedzialna za sprawne i bezpieczne rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów niejawnych.

Przechowywanie dokumentów tajnych i poufnych nie jest łatwym zadaniem, a odpowiedzialne za to osoby powinny postępować ściśle z literą prawa. Tylko to gwarantuje, że dokumenty będą bezpieczne.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *