Okresy przechowywania dokumentów w firmie

Przedsiębiorcy często zastanawiają się nad tym, jak długo trzeba przechowywać dokumentację płacową, podatkową, księgową i pracowniczą. Są to kwestie niezmiernie ważne, a przy tym dość skomplikowane.

Jakie są okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w firmie?

Zdecydowanie najdłużej należy przechowywać dokumentację pracowniczą. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację osobową oraz płacową pracowników przez 50 lat od momentu jej wytworzenia. Kwestia ta jest uregulowana przez ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przewiduje ona, że w przypadku, gdy przedsiębiorca ogłosi upadłość lub firma zostanie postawiona w stan likwidacji, obowiązkiem pracodawcy jest wskazania podmiotu, który będzie przechowywać akta. Co ważne, przedsiębiorca mysi na ten cel zapewnić środki finansowe w takiej kwocie, aby wystarczyły one do końca 50-letniego okresu przechowywania.

Przechowywanie dokumentów
Przechowywanie dokumentów

Dokumentację podatkową należy przechowywać do momentu przedawnienia się zobowiązania podatkowego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami jest to 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym mija termin płatności podatku. Natomiast wszelką dokumentację ubezpieczeniową, w tym kopie imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych i dokumentów korygujących, także trzeba przechowywać przez 5 lat o momentu przekazania jej do ZUS. Okres pięcioletni obowiązuje od stycznia 2012 roku – wcześniej trzeba było przechowywać takie akta przez 10 lat. Należy jednak pamiętać, że dokumentację powypadkową, a zwłaszcza protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, należy przechowywać aż przez 10 lat.

W przepisach nie uregulowano kwestii dotyczących przechowywania innej dokumentacji, jaka prowadzona jest przez pracodawcę dla pracownika, np. ewidencji czasu pracy. Warto jednak przechowywać tego rodzaju akta przez przynajmniej 3 lata, ponieważ tyle właśnie wynosi okres roszczeń wynikających ze stosunku pracy. Nie można też zapominać o tym, że zarówno prowadzenie, jak i przechowywanie akt pracowniczych musi odbywać się w odpowiednich warunkach, chroniących dokumentację przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek ten wynika z art.94 pkt. 9A Kodeksu pracy. Przedsiębiorca, który się z niego nie wywiązuje, może zostać ukarany karą grzywny za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Jaki jest okres przechowywania dokumentacji rachunkowo-księgowo-podatkowej?

Zgodnie z przepisami każde akta rachunkowo-księgowo-podatkowe należy przechowywać przez odpowiedni czas. Najdłużej trzeba przechowywać zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – nigdy nie można się ich pozbyć. Przez 5 lat należy archiwizować księgi rachunkowe, dowody księgowe dotyczące pożyczek, inwestycji, roszczeń podatkowych i cywilnych, dokumentację przejętego sposobu prowadzenia księgowości, dokumenty inwentaryzacyjne oraz wszelkie inne dokumenty księgowe. Nie ma obowiązku przechowywania tej dokumentacji w firmie – można zdecydować się na outsourcing archiwum, ale należy o tym powiadomić odpowiedni urząd skarbowy.

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *