Home » Aplikacje » Czy faktura wysłana mailem jest ważna?

Kwiecień 2019
P W Ś C P S N
« Mar    
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
2930  

Czy faktura wysłana mailem jest ważna?

Faktura jest jednym z najważniejszych dowodów zakupu, stanowiącym podstawę do rozliczenia się z fiskusem. Do wystawiania tego typu dokumentów bardzo przydaje się profesjonalny program do faktur. Dzięki takiemu oprogramowaniu można wystawiać także faktury elektroniczne, np. w formie plików pdf i przesłać mailem do klienta. Czy takie faktury są ważne?

Jakie zasady obowiązują przy przesyłaniu faktur mailem?

Obowiązujące obecnie przepisy pozwalają przesyłać faktury w każdej formie, w tym również elektronicznej. Dzięki temu fakturę można przesłać jako załącznik w e mailu, a także udostępnić klientowi na stronie internetowej lub w systemie. Należy jednak pamiętać, że aby taka faktura była ważna, konieczne jest zachowanie dwóch istotnych zasad. Przede wszystkim faktura przesyłana drogą elektroniczną musi być bezpieczna. Klient musi wiedzieć przez kogo faktura została wystawiona oraz mieć pewność, że dane w niej zawarte są prawdziwe. Ponadto przed wysłaniem faktury mailem klient powinien zaakceptować taką formę przesyłki i podać swój adres mailowy. Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie, nie jest wymagane odrębne oświadczenie na  piśmie.

Jaki program do faktur wybrać?

Aplikacji do wystawiania faktur jest naprawdę mnóstwo. Niektóre z nich są darmowe, inne płatne, ale zdecydowana większość pozwala na wystawianie dokumentów elektronicznych. Wybierając takie oprogramowanie warto sprawdzić, czy ma ono wszystkie potrzebne funkcje, a także przyjazny interfejs, pozwalający na łatwą obsługę. Jakie są najważniejsze funkcje programów do fakturowania? Na pewno aplikacja taka powinna posiadać trzy istotne funkcjonalności – tablicę zadań, logo firmy oraz możliwość monitorowania dochodów i kosztów zleceń.

Tablica zadań nie jest opcją niezbędną i nie każdy program ją oferuje. Warto ją mieć, ponieważ dzięki niej można znacznie łatwiej zaplanować wszystkie zadania i pamiętać o nadchodzących terminach. Dobierając program do faktur warto więc sprawdzić, czy ma on narzędzie z tablicą zadań.

Bardzo ważnym elementem programu do fakturowania jest możliwość monitorowania kosztów zleceń i dochodów. Dzięki temu można znacznie łatwiej kontrolować finanse firmy. Wszystkie istotne informacje są zebrane w jednym miejscu, co znacząco upraszcza zorientowanie się w sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Ważne jest także to, aby aplikacja przedstawiała te dane w przyjaznej i zrozumiałej formie, np. za pomocą wykresu, który pozwali porównywać sytuacje finansowe w ciągu roku.

Profesjonalny program do faktur powinien dawać możliwość umieszczenia logo firmy na wystawianych fakturach. Powinien również umożliwiać modyfikację wyglądu faktury w taki sposób, aby można było uwidocznić najważniejsze elementy. Pozwala to np. na umieszczenie na fakturze informacji dodatkowych o prowadzonej działalności. W ten sposób można wyróżnić swoją firmę i ułatwić jej identyfikację wizualną. Opcja personalizacji faktur nie jest wprawdzie niezbędna, ale na pewno bardzo przydatna.


Leave a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *